Phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel được biết đến là một trong những công cụ quản lý phòng khám đơn giản nhất và chạy được hấu hết trên tất cả các máy tính. Tuy nhiên, thời gian gần đây, nhiều đơn vị công nghệ cung cấp các giải pháp quản lý phòng khám hiện đại kết nối với hệ thống HIS. Vậy nên quản lý phòng khám bằng Excel hay phần mềm?
1. Tìm hiểu phần mềm quản lý phòng khám bằng excel là gì?
Phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel là các file Excel sẽ được sử dụng như phương án nhằm mục đích tiết kiệm thời gian cũng như để đảm bảo độ chính xác cao. Thay vì dùng phương pháp thủ công để ghi sổ sách thì việc dùng Excel để quản lý đơn hàng, danh sách thuốc, báo cáo thống kê và doanh thu sẽ thuận tiện hơn rất nhiều.
Phương pháp Excel được khá nhiều phòng khám sử dụng để quản lý vì nó có đủ chức năng để xử lý dữ liệu cũng như lưu trữ thông tin và truy xuất dữ liệu nhanh chóng. Điều này giúp cho người sử dụng có thể kiểm soát công việc một cách dễ dàng.
Các phần mềm quản lý Excel miễn phí hiện nay hầu hết đều cung cấp các tính năng cơ bản như:
+ Quản lý danh mục hàng hóa: Liệt kê danh sách sản phẩm cũng như vật tư y tế cần quản lý.
+ Nhập kho: Giám sát thông tin dữ liệu đầu vào và đầu ra để kiểm soát hàng hóa một cách hiệu quả.
+ Xuất kho: Giúp kiểm soát tốt hàng xuất kho dựa theo các yêu cầu về thông tin như ngày tháng năm xuất hàng, số phiếu ghi nhận, mã hàng hóa…
+ Báo cáo kho hàng: Người dùng có thể tạo một báo cáo dữ liệu để quản lý hàng hóa hiệu quả. Từ đó chọn ra phương án giám sát hàng hóa tốt nhất.
+ Báo cáo bán hàng: Giúp nắm bắt tình hình kinh doanh của việc bán hàng một cách chi tiết.
2. Lợi và hại khi quản lý phòng khám bằng excel
Dù thuận tiện là vậy nhưng khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel sẽ đem tới những ưu và nhược điểm khác nhau. Cụ thể là:
2.1. Ưu điểm
+ Giúp người dùng quản lý thông tin về kho dược, cụ thể là về xuất – nhập – tồn một cách chính xác.
+ Hỗ trợ việc quản lý tài chính, thu chi của phòng khám, các chức năng về báo cáo, thống kê tài liệu.
+ Tìm kiếm dữ liệu thông tin phòng khám, bệnh nhân một cách dễ dàng.
+ Không cần mất chi phí trong quá trình sử dụng.
+ Sử dụng một cách dễ dàng ngay cả khi người dùng không có kinh nghiệm trong công nghệ thông tin.
+ Chi phí quản lý phòng khám, bệnh viện bằng file Excel thấp. Không chỉ thế, hiện nay trên mạng có nhiều địa chỉ cung cấp file Excel quản lý phòng khám miễn phí. Khách hàng có thể tham khảo và download phần mềm quản lý phòng khám miễn phí tại đây: https://wpro.vn/file-excel-quan-ly-phong-kham/
2.2. Nhược điểm
Ngoài những ưu điểm, phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel cũng có một số nhược điểm như sau:
+ Chỉ phù hợp sử dụng ở các phòng khám với diện tích vừa và nhỏ.
+ Thông tin không được đồng bộ nên sẽ tốn nhiều nhân lực và thời gian để quản lý.
+ Các nhân viên cần phải nắm được kiến thức cũng như các hàm về excel để sử dụng hiệu quả.
+ Dễ xảy ra sai sót, tốn khá nhiều thời gian do cần nhập liệu thủ công.
+ Việc bảo mật, an toàn thông tin kém hiệu quả dẫn tới ảnh hưởng hoạt động của phòng khám.
+ Khó khăn trong công tác quản lý, tổng hợp báo cáo do hệ thống file không đồng bộ.
+ Dễ thất thoát, không quản lý được phòng khám từ xa.
3. Có nên sử dụng phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel không?
Với các phòng khám nhỏ có lượng nhân sự ít (dưới 5 người) và có quy trình vận hành đơn giản thì việc lựa chọn quản lý phòng khám bằng Excel là lựa chọn phù hợp giúp tối ưu chi phí nhất. Tuy nhiên, người quản lý cần phải tự mình theo dõi, nhập các số liệu vào file Excel một cách thủ công. Việc này có thể đi kèm theo các rủi ro và xác xuất nhập sai số liệu dẫn tới việc thống kê và báo cáo sai.
Phần mềm quản lý phòng khám hay phần mềm quản lý khám chữa bệnh là giải pháp phù hợp với hầu hết các cơ sở Y tế hiện nay. Tùy theo quy mô phòng khám và khối lượng dữ liệu Y tế các đơn vị công nghệ sẽ xây dựng và thiết kế hệ thống quản lý phù hợp.
Việc sử dụng phần mềm quản lý phòng khám bằng công nghệ hiện đại giúp đơn giản hóa quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí vận hành và nhân sự làm các công việc bàn giấy, tập trung vào các công việc chuyên môn, nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
Hiện nay, các đơn vị cung cấp giải pháp Y Tế Số đều thiết kế nhiều gói “quản lý phòng khám khác nhau” bằng phần mềm quản lý phù hợp với quy mô nhiều cơ sở Y tế. Tùy từng nhu cầu sử dụng, quy trình vận hành từng phòng khám sẽ có lựa chọn phần mềm với chi phí phù hợp. Các tính năng cơ bản phần mềm quản lý phòng khám cung cấp:
+ Theo dõi, quản lý lịch khám bệnh của bệnh nhân
+ Quản lý các dịch vụ khám bệnh, các phòng, các khoa
+ Quản lý nhập/xuất thuốc
+ Quản lý nhân sự, lịch làm việc của nhân viên y tế
+ Quản lý hồ sơ bệnh án: thông tin bệnh nhân, kết quả khám chữa bệnh, đơn thuốc…
+ Quản lý thanh toán, các khoản thu phí của cơ sở y tế
+ Báo cáo thống kê các hoạt động của phòng khám theo ngày – tuần – tháng – năm
4. Xây dựng phần mềm quản lý phòng khám thông minh chỉ từ 2300K
365 Medihome là nền tảng Y Tế số thông minh được bình chọn là giải pháp xuất sắc nhành phần mềm CNTT Việt Nam trong lĩnh vực Y tế và đạt danh hiệu Sao Khuê 2021. Đây là nền tảng thông minh hỗ trợ quá trình chuyển đổi số Y tế tại các cơ sở y tế, giúp loại bỏ quy trình quản lý phức tập, tự động hóa các công việc sổ sách, giấy tờ.
Ngày 22/10/2022, Thủ Tướng chính phủ đã đưa ra chỉ đạo mới nhất về Quyết định chuyển đổi số Y Tế quốc gia. Trong đó có nêu từ nay – 2025, 100% các cơ sở Y tế khám chữa bệnh cần xây dựng hoàn thiện bộ máy: khám chữa bệnh không giấy tờ, sử dụng hình thức quản lý hồ sơ bệnh án điện tử, không giấy. Ngoài ra, bộ lưu ý các cơ sở Y tế Việt nam cần số hóa dữ liệu sức khỏe, đa dạng hóa các dịch vụ chăm sóc sức khỏe trên các nền tảng số ngành Y.
13 Tính năng nổi bật của nền tảng 365 Medihome hỗ trợ các cơ sở Y tế tối ưu hóa việc quản lý khám chữa bệnh theo quy định Nhà Nước:
+ Quản lý lịch khám bệnh của bệnh nhân: lịch đăng ký khám Online, đăng kí trực tiếp
+ Quản lý hồ sơ bệnh án Online: thông tin bệnh nhân, kết quả khám chữa bệnh (bao gồm hình ảnh, text, số liệu), lịch sử khám, đơn thuốc
+ Quản lý mua bán gói khám trực tuyến: thêm, cập nhật thông tin gói khám trực tuyến, mua bán gói khám qua ứng chăm sóc sức khỏe Online
+ Tư vấn, hỏi đáp sức khỏe trực tuyến
+ Tư vấn khám sức khỏe Online: Bằng việc ứng dụng giải pháp theo dõi sức khỏe – khám chữa bệnh từ xa telehealth.
+ Theo dõi sức khỏe tại nhà: qua các chỉ số sức khỏe được cập nhật hàng ngày qua app theo dõi sức khỏe Online
+ Kết nối và đồng bộ với Hệ thống HIS – hệ thống thông tin bệnh viện
+ Kết nối với hệ thống LIS – hệ thống quản lý phòng xét nghiệm để tự động cập nhật kết quả khám, truy xuất nhanh dữ liệu sức khỏe
+ Kết nối với hệ thống PACS phòng chẩn đoán hình ảnh để tự động cập nhật và lưu trự hình ảnh
+ Quản lý trang thiết bị y tế Online
+ Quản lý hồ sơ nhân viên y tế, lịch làm việc
+ Quản lý thành toán dưới nhiều hình thức, thống kê báo cáo chi phí
+ Thống kê báo cáo công việc, hoạt động phòng khám
Đặc biệt, ngoài việc hỗ trợ nhân viên Y Tế quản lý khám chữa bệnh qua máy tính, nền nảng 365 Medihome còn xây dựng 1 app chăm sóc và theo dõi sức khỏe trên điện thoại người bệnh kết nối trực tiếp với cơ sở Y tế. Qua ứng dụng này, người bệnh có thể: đặt lịch khám bệnh Online, mua gói khám bệnh trực tuyến, sử dụng dịch vụ tư vấn khám sức khỏe online và cập nhật chỉ số sức khỏe hàng ngày…
Giá phần mềm quản lý khám chữa bệnh bao nhiêu? So với các phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel, chi phí quản lý phòng khám qua nền tảng Medihome linh động chỉ từ 2.300.000đ/ tháng.
Tùy vào quy mô phòng khám và yêu cầu riêng của từng cơ sở Y tế như quản lý phòng khám nha khoa, quản lý phòng khám tư nhân, quản lý phòng khám đông y, quản lý phòng khám răng hàm mặt…. sẽ được tư vấn và xây dựng các tính năng phù hợp.
[av_button_big label=’TRẢI NGHIỆM NỀN TẢNG Y TẾ SỐ 365 MEDIHOME 7 NGÀY’ description_pos=’below’ link=’manually,https://medihome.com.vn/phan-mem-quan-ly-kham-chua-benh/’ link_target=’_blank’ icon_select=’yes-left-icon’ icon=’ue86c’ font=’entypo-fontello’ custom_font=’#ffffff’ color=’theme-color’ custom_bg=’#444444′ color_hover=’theme-color’ custom_bg_hover=’#444444′ custom_class=” admin_preview_bg=”] Nền tảng Y Tế Số 365 Medihome, giải pháp số hóa dữ liệu khám chữa bệnh, quản lý đặt lịch khám bệnh Online, Tư vấn sức khỏe khám bệnh trực tuyến, hồ sơ bệnh án điện tử…
[/av_button_big]
Trên đây là những thông tin liên quan tới phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel và việc có nên sử dụng nó hay không. Sau khi đọc xong bài viết này, chắc hẳn quý khách đã có cho mình một sự lựa chọn tối ưu nhất trong việc xây dựng phần mềm quản lý phòng khám thông minh.
